Entrevista a Patricia Russo
Un manual para gestionar los documentos de tu empresa
Patricia Russo Gallo, diplomada en Biblioteconomía y Documentación por la UB, licenciada en Información y Documentación por la UOC y máster en Gestión de Contenidos Digitales por la UB acaba de publicar un manual titulado “Gestión documental en la organizaciones”. Patricia vive en Castelldefels y, hace unos días, mantuvimos con ella esta interesantísima charla.
{mosimage}¿De qué trata este manual?
Patricia: Es un manual sencillo en el que, a partir de pautas generales y esquemas de seguimiento, se puede planificar y llevar a cabo la organización y el control que la documentación que se recibe y gestiona día a día en una organización. En este manual se plantean los conceptos básicos para que la persona responsable de la documentación de una organización entienda y pueda aplicar un proyecto de gestión documental. Se aportan las habilidades, recursos y técnicas necesarias para diseñar y desarrollar un sistema de gestión documental en una organización.
Y esto de la gestión documental, ¿qué es?
P.: La gestión documental es un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenaje, preservación, acceso y difusión de la documentación.
¿Cómo surge la idea de hacer este libro?
La idea salió del material que preparé para un curso sobre gestión documental que la UOC organizó para el Servei d'Ocupació de Catalunya (SOC), el material sintetizaba muy bien el tema se decidió ampliarlo para poder publicarlo en las colecciones de la Editorial UOC.
¿Cuáles son, Patricia, tu experiencia profesional y tus áreas de interés?
Mis áreas de interés son el software libre, la gestión documental, la arquitectura de la información y la usabilidad. He trabajado como bibliotecaria en diferentes tipos de bibliotecas (especializadas y universitarias), como documentalista en una consultora de tecnologías y he sido arquitecta de la información en una empresa de diseño web. También he impartido diversos cursos de formación en el sector de biblioteconomía y documentación.
¿A quién va dirigido tu manual “Gestión documental en las organizaciones”?
Creo que este libro interesará mucho a aquellos que quieran conocer: conceptos básicos de aplicación en la gestión documental; cómo planificar un proyecto de gestión documental; las técnicas de análisis de la organización; las herramientas del sistema de gestión documental; la tecnología adecuada para la gestión documental; cómo implementar un proyecto de gestión documental y cómo hacer el seguimiento y evaluar un proyecto de este tipo.
¿En qué puede ayudar tu libro a un pequeño comercio o empresa?
Le ayudará en la organización del volumen de la documentación que se llega a generar en el día a día, por ejemplo la documentación que genera de promoción (folletos, catálogos, etc.), la facturación, los contratos del personal, recibos, informes, catálogos de proveedores, la documentación que genera y distribuye a proveedores y/o clientes, etc. El objetivo es marcar una pautas para la ordenación de la documentación y facilitar su recuperación. Esto tanto en el archivo papel como el archivo electrónico (las carpetas del servidor). Todo queda establecido en inventarios, en manuales de procedimientos, etc.
Cuando una empresa se decide a organizar su documentación ¿hay que hacerlo tal y como lo dice el libro?
No existe un manual en que se marque un estándar para proyectos de gestión documental, pero si que a partir de normativas, herramientas y esquemas de las fases más comunes por las que pasa un proyecto de gestión documental, ayudan a marcar unas pautas para elaborar un manual de procedimientos.
A veces es un trabajo más intuitivo pero no nos paramos a pensar y pautar los procesos que hacemos día a día.
¿El libro es fácil de leer y de entender o es muy técnico?
Está redactado en un lenguaje sencillo para sea comprensible para cualquier persona de la profesión o no, sí que pueden haber términos que pueden resultar nuevos y específicos de gestión documental, pero en la parte final del libro se incluye un glosario que recoge y define estos términos más específicos de gestión documental.
Ya sabes, con los conocimientos que encierra este manual podrás organizar tu empresa para una mejor gestión. Recuerda que puedes comprarlo en la web www.uoc.cat de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), en librerías de Barcelona y en la librería Canillo de la Av. Constitución.
